Documenten

Financiële verordening Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland 2023

• Download de financiële verordening SO Zorg 2023 als PDF
  223 kb

Intitulé

Verordening van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland houdende regels omtrent financiën

Financiële verordening Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland 2023

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland; Gelet op:

• Artikel 212 van de Gemeentewet;
• Artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
• Artikel 18 van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland;
• Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten; BESLUIT;

vast te stellen de:

“Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland”.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

 Artikel 1: Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
2. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.
3. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het bestuur van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.
4. doelmatigheid: de mate waarin de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland er in slaagt om met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen het gewenste resultaat te bereiken.
5. directie: de secretaris-directeur van de Serviceorganisatie Zorg Holland

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

1. De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland voert namens de deelnemende gemeenten het programma Jeugdwet uit. De eindverantwoordelijkheid – inhoudelijk en financieel – voor dit programma ligt bij de deelnemende gemeenten. De functie van het bestuur in het programma Jeugdwet (financieel en inhoudelijk) is nader beschreven in de dienstverleningsovereenkomst.
2. In de begroting en de jaarstukken worden onder het programma de lasten en baten weergegeven. Het programma Jeugdwet kent een aantal voorgeschreven In de toelichting wordt minimaal het overzicht van de lasten en baten per taakveld opgenomen.
3. In de begroting en de jaarstukken is een overzicht van respectievelijk de geraamde en gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen en de kosten van de overhead opgenomen.
4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen, per investering, het benodigde investeringskrediet van het begrotingsjaar en minimaal de volgende drie jaren weergegeven.
5. In de jaarrekening wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie minimaal een overzicht verstrekt van geautoriseerde investeringskredieten en reeds gerealiseerde uitgaven in het boekjaar.

Artikel 3. Kaders

1. Het bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande de ontwerpbegroting (inclusief de algemene financiële en beleidsmatige kaders) en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.
2. De bijdragen van de deelnemende gemeenten, voor de taken en diensten die zijn overeengekomen, worden bepaald op basis van het beleid als opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst.
3. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting minimaal twaalf weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.
4. Het bestuur maakt onderscheid tussen de ontwerpbegroting betreffende het programma jeugdzorg en de ontwerpbegroting voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid over de ontwerpbegroting voor de bedrijfsvoeringsorganisatie.
5. Het bestuur stelt jaarlijks de begroting voor de bedrijfsvoeringsorganisatie uiterlijk op 1 september vast.
6. In de begroting voor de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt een post onvoorzien opgenomen.
7. Het bestuur stelt de jaarrekening uiterlijk 15 juli vast.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting, de totale lasten en de totale baten al ook de stortingen en onttrekkingen aan de vastgestelde reserves en voorzieningen en de voorgestelde nieuwe investeringen.
2. De directie draagt er zorg voor dat:
   1. De programmabudgetten en investeringskredieten passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting.
   2. De uitvoering gebeurt binnen de budgetten en doelstellingen van het betreffende programma.
3. De directie informeert gelet op de actieve informatieplicht (uit hoofde van de toezichtfunctie) van) het bestuur minimaal bij de bestuursrapportage, als bedoeld in artikel 5, als ze verwacht dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden over- of De directie voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet (met een dekkingsvoorstel) of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

Artikel 5. Bestuursrapportage

1. De directie informeert het bestuur minimaal één keer per jaar, door middel van een bestuursrapportage over de realisatie van de De rapportage is bedoeld voor het melden van afwijkingen, zowel ten aanzien van het voorgenomen beleid – betrekking hebbende op de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland – als de inzet van middelen.
2. In de rapportage worden afwijkingen per taakveld, groter dan 750 euro, toegelicht zowel wat betreft de lasten en baten als ook de investeringen. Alle afwijkingen worden verwerkt in de begrotingswijziging.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 6. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directie aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van percentage tussen 0 en 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves, zoals beschreven in het controleprotocol van desbetreffend jaar.
3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 31.750 euro nader toegelicht.

Artikel 7. Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
2. De directie biedt het bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling voor dat jaar een normenkader rechtmatigheid Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 8 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.
3. Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
   1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
   2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
   3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 9 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.
2. De directie zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

Financieel beleid

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

De directie biedt het bestuur ter vaststelling een nota aan waarin de regels voor waarderen en afschrijven van vaste activa zijn vastgesteld.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

1. De directie biedt het bestuur ter vaststelling een nota aan met de richtlijnen voor vorming en besteding van reserves en voorzieningen. Bij het voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:
   1. Het specifieke doel van de reserve;
   2. De voeding van de reserve;
   3. De maximale hoogte van de reserve; en
   4. De maximale looptijd.

2. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet volledig is benut, valt de bestemmingsreserve vrij.

Artikel 12. Financieringsfunctie

1. De SO Zorg zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:
   1. Het beschermen van de vermogens – en (rente-) resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;
   2. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;
   3. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido).

2. Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:
   1. De SO Zorg verstrekt geen garanties, borgtochten of leningen aan derden;
   2. De SO Zorg zal geen leningen aangaan voor de financiering van de bedrijfsactiviteiten;
   3. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. Bij het uitzetten van middelen en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt de directie indien mogelijk zekerheden. De directie motiveert in haar besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen en financiële participaties.
3. Renterisicobeheer:
   1. De kasgeldlimiet wordt gehanteerd conform Wet fido;
   2. De renterisiconorm wordt gehanteerd conform Wet fido Het college is zeer terughoudend met het verstrekken van leningen; het college motiveert in zijn besluit waarom het beoogde doel niet via een subsidie of gemeentegarantie kan worden bereikt.

4. Schatkistbankieren:
   1. De SO Zorg zet, al dan niet tegen waardepapieren, slechts middelen uit hoofde van treasury uit bij de rijksoverheid;
   2. Voor de uitzettingen tegen waardepapieren geldt een solvabiliteitsratio van 0%;
   3. De liquide middelen zijn te allen tijde beschikbaar om in de schatkist van het Rijk aangehouden te kunnen worden.
5. Bij publiekrechtelijke en privaatrechtelijke vorderingen wordt een door het management vastgesteld invorderingsbeleid gehanteerd.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 13. Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is ten behoeve van:
   1. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de organisatorische eenheden;
   2. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, vorderingen, schulden en contracten;
   3. Het verschaffen van informatie over besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van (eventuele) kostencalculaties;
2. Het verschaffen van informatie over vastgestelde indicatoren;
3. Het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
4. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
5. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 14. Financiële organisatie

7. De directie zorgt voor en legt vast:
   1. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatorische eenheden;
   2. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheerorganen is gewaarborgd;
   3. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
   4. De te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
   5. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;
   6. Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
   7. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de Serviceorganisatie, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 15. Interne controle

1. De directie zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213 lid 3 sub a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213 lid 3 sub b van de Gemeentewet, voor de jaarlijks interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel.
2. De directie zorgt voor een periodieke controle van de registratie en ontwikkeling van de bezittingen en het financieel Bij afwijkingen neemt de directie maatregelen tot herstel van tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. Hardheidsclausule

Artikel 16. Hardheidsclausule

Ingeval de omstandigheden naar de mening van de directie daartoe aanleiding geven, kan in niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenvallers afgeweken worden van het bepaalde in deze verordening. Het voorstel tot afwijking is gemotiveerd en wordt zo spoedig mogelijk na ontdekking van de substantiële financiële tegenvaller vastgesteld door het bestuur.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
2. De verordening wordt aangeduid als: Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland 2023.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het bestuur van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland van 06 december 2023.

Mw. M. Hogervorst, secretaris

Dhr. D. Binnendijk, voorzitter