Nota reserves en voorzieningen Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland
Leiden, oktober 2023
Het bestuur besluit:
De nota reserves en voorzieningen gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland vast te stellen.
1. Inleiding
Zowel vanuit bestuurlijk als bedrijfseconomisch oogpunt is het belangrijk het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen vast te stellen en periodiek te actualiseren. Deze nota is de eerste nota reserves en voorzieningen van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (hierna: GR SO Zorg). Startpunt voor deze nota vormt het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit zijn de verslaggevingsvoorschriften voor (onder andere) de gemeenschappelijke regelingen. Hierin zijn een aantal wettelijke beleidsbepalingen opgenomen. De beleidsvrijheid betreft vooral de aard en omvang van de reserves.
Volgens artikel 11 van de financiële verordening Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland 2023 stelt de directie richtlijnen voor ten aanzien van het vormen van reserves en voorzieningen.
2. Besluit Begroting en Verantwoording(BBV)
2.1 Algemeen
In het BBV worden onder meer regels gesteld voor de inrichting van de begroting en de jaarstukken, zo ook reserves en voorzieningen.
2.2 Aandachtspunten BBV
Het reservebeleid dient gebaseerd te zijn op het BBV. Dit betekent dat er een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen reserves en voorzieningen. Zolang de bestemming veranderd kan worden, is er sprake van een (bestemmings)reserve. Zodra dit niet meer kan, is er sprake van een voorziening. Het onderscheid tussen voorzieningen en reserves is van belang omdat voorzieningen vreemd vermogen zijn en reserves eigen vermogen. Met andere woorden: aan een voorziening kleeft een verplichting. Dit onderscheid heeft uiteraard ook consequenties voor de definiëring van de reserves en voorzieningen. In het BBV is eveneens bepaald dat bij de begroting en ook bij de jaarrekening eerst alle baten en lasten worden geboekt, vervolgens wordt het resultaat voor bestemming bepaald, daarna vinden de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves pas plaats, zodat tenslotte het resultaat na bestemming bepaald kan worden.
Andere belangrijke bepalingen uit het BBV zijn:
- er mag in principe geen rente meer worden toegevoegd aan reserves; deze moeten worden gezien als reguliere dotaties;
- investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd. Bestemmingsreserves mogen hierop niet rechtstreeks in mindering worden Wel kunnen bestemmingsreserves worden gevormd om de jaarlijkse afschrijvingslasten te dekken;
- er mag geen rente meer worden toegevoegd aan voorzieningen, tenzij deze op contante waarde zijn berekend.
3. Reserves
3.1 Definitie
Reserves zijn vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken. Reserves dienen op grond van het BBV(artikel43) te worden onderscheiden in de algemene reserve en bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve, waaraan een bepaalde bestemming is gegeven door het Bestuur. Mutaties in reserves zijn onderdeel van de resultaatbestemming, de bevoegdheid is opgedragen aan het Bestuur.
4. Richtlijnen reserves en voorzieningen
4.1 De bevoegdheid tot het instellen, wijzigen van het doelen opheffen van reserves en voorzieningen ligt bij het Bestuur;
4.2 Het instellen van een reserve en/of voorziening vindt plaats via een afzonderlijk besluit van het Bestuur;
4.3 Het totaal van de reserveringen bedraagt maximaal 15% van het budget van Gr SO Zorg. Komt het totaal van de reserveringen boven dit bedrag, dan stelt de directie het merendeel via resultaatbestemming ter beschikking aan de gemeenten;
4.4 Bij het instellen van een bestemmingsreserve en voorziening wordt minimaal ingegaan op het doel waarvoor de reserve en/of voorziening wordt gevormd, de omvang, de mutaties (stortingen en onttrekkingen), de dekking en de looptijd;
4.5 Alle mutaties, stortingen en onttrekkingen, op reserves vereisen goedkeuring van het Bestuur;
4.6 Het bestuur keurt de mutaties goed bij:
- Het vaststellen van de begroting;
- De vaststelling van een tussenrapportage;
- Afzonderlijk besluit;
- Resultaatbestemming van de jaarrekening;
4.7 Voorzieningen kunnen, conform de BBV, gevormd worden voor:
- verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, maar wel redelijkerwijs is in te schatten;
- op de balansdatum bestaande risico’s van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
- kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatig verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;
- van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, zoals bedoeld in artikel 49 onderdeel b van het BBV.
4.8 Voor mutaties op de voorzieningen gelden de volgende richtlijnen
- Een storting in of onttrekking aan een bestaande voorziening wordt meegenomen in de begroting;
- De daadwerkelijke storting vindt plaats conform het bedrag geraamd in de begroting, tenzij bij het vormen van de voorziening anders is beschreven;
- Eenonttrekking aan devoorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening Een aanwendingis dusgeen last die via deexploitatie loopt, een begrotingswijziging isom deze reden dan ook niet nodig;
- Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. voorziening voor groot onderhoud) hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen dan dient een vrijval of een storting in de voorziening bij jaarrekening plaats te Hiervoor is geen besluit van het Bestuur nodig.
4.9 Voor het wijzigen van het doel van een reserve en voorziening gelden de volgende richtlijnen
- Het Bestuur is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een (bestemmings)reserves Vooreen dergelijke wijziging iseenbesluit van het Bestuur en zijn zienswijzen van de raden nodig;
- Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders.
4.10 Voor het opheffen van reserves en voorzieningen gelden de volgende richtlijnen
- Wanneer de looptijd van een bestemmingsreserve verstreken is, vallen de vrijkomende middelen ten gunste aan de exploitatie en worden meegenomen in de afrekening bij de jaarrekening;
- Wanneer naar aanleiding van een besluit van het Bestuur het doel of de bestemming van een (bestemmings)reserve vervalt, wordt de reserve opgeheven. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie en worden meegenomen in de afrekening bij de jaarrekening;
- Opheffing van een voorziening is mogelijk bij het verstrijken van de looptijd, indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie en worden meegenomen in de afrekening bij de jaarrekening.
5. Hardheidsclausule
Het Bestuur kan nadere regels stellen met inachtneming van de regels opgenomen in artikel 4 van deze nota en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
6. Citeertitel
Deze nota kan worden aangehaald onder de naam ‘Nota reserves en voorzieningen gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland’. Deze nota treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland op 06 december 2023.
Mw. M. Hogervorst, secretaris
Dhr. D. Binnendijk, voorzitter